Mit dem Prinzip der Pyramide verständlich kommunizieren

Eine unstrukturierte Mail, eine Präsentation bei der man nach fünf Minuten nicht mehr folgen kann oder undeutliche Vorträge. Im Business Alltag kann, durch die Digitalisierung und der immer schneller werdenden Welt, auch die Kommunikation leiden. Einer Idee zu folgen wird schwierig bis fast unmöglich. Die Schreiber und Vortragenden haben sicherlich gute und spannende Ideen, die aber eben durch die genannte unstrukturierte Kommunikation nicht das gewünschte Gehör bekommen. Wenn Ihr sicher gehen wollt, dass eure Argumentation und eure Ideen bei den Lesern, Hörern oder Zuschauern korrekt ankommt könnt Ihr das Prinzip der Pyramide nutzen.

Die Unternehmensberaterin Barbara Minto hat dieses Framework entwickelt mit dem auch komplexe Ideen so beschrieben werden können, dass andere diese schnell und problemlos verstehen. Schauen wir uns das mal an!

Ordnung ist die halbe Miete

Wenn wir etwas sagen oder auch schreiben wollen, wissen wir meistens genau was wir kommunizieren wollen. Meist beschäftigen wir uns aber kaum mit der Struktur oder den Formulierungen. Meistens legen wir los, und spekulieren, dass sich schon eine Struktur ergeben wird. Das Ergebnis ist dann ein absolutes Chaos, dass der Leser/Hörer dann entwirren muss um einigermaßen folgen zu können. Unser Gehirn bevorzugt die Ordnung und versucht entstandenes Chaos irgendwie zu strukturieren. So wie zur Zeit der alten Griechen, Sterne und Sonnen in Tierkreiszeichen erkannt wurden,versucht unser Kopf auch heute noch in allem was wir wahrnehmen eine Struktur und Ordnung zu finden.

Dabei folgen wir immer der Struktur einer Pyramide, die von oben nach unten aufgebaut ist. Das zentrale Argument befindet sich an der Spitze, dass im Laufe der Kette von immer detaillierteren Unterrgumenten und Beispielen belegt wird. Wenn Texte wie eine logische Pyramide aufgebaut sind, ist es für den Leser/Hörer auch einfacher unterbewusst zu organisieren und folgen zu können.

Wenn es also um Texte, Präsentationen oder generelle Kommunikation geht, sollte man also vorher die Struktur gedanklich durchgehen und die zentrale Argumentation als zentralen Punk darstellen der anschließend mit Unterargumenten belegt bzw. gestützt wird.

Sortieren und zusammenfassen

Wenn Ihr gedanklich eine Pyramide baut, ist es meist leichter sich von unten nach oben zu arbeiten. Eine Liste mit allen Punkten die relevant erscheinen und kommuniziert werden wollen ist der erste Schritt. Diese Punkte werden anschließend in Gruppen sortiert. Wenn eine Gruppe sortiert wurde, kann sie anschließend in ein Statement zusammengefasst werden oder in eine Schlussfolgerung formuliert werden. Diese Schlussfolgerung ist dann die Spitze der eigenen Pyramide.

Wenn das Thema so umfassend ist und mehrere kleine Pyramiden gebaut wurden kann der gleiche Prozess auf dieser Ebene vollzogen werden. Welche Statements beziehen sich auf ein ähnliches Thema? Diese werden dann wieder eingeordnet und sortiert die wiederum zusammengefasst und auf den Punkt gebracht werden. Am Ende des Prozess steht dann ein einziger Satz, der die Quintessenz enthält. Die Spitze der Pyramide.

Die Spielregeln

Das Prinzip ist einfach. Aussagen werden gruppiert und zusammengefasst. Es gibt aber auch einige Regeln die eingehalten werden müssen in diesem Framework. Die erste Regel ist, dass jede Idee mit Inhalt gefüllt sein muss. “Leere” Statements oder Behauptungen dürfen nicht aufgestellt werden. Diese Behauptungen können durchaus wahr sein, helfen in der logischen Kommunikation aber nicht.

Die zweite Regel lautet, dass die zusammengefassten Ideen in jeder Gruppe einer ähnlichen Logik folgen müssen und das gleiche Abstraktionslevel besitzen müssen. “Äpfel”, “Birnen” und “Obst” gehören z.B. nicht in dieselbe Gruppe da sie nicht das selbe Abstraktionslevel besitzen. “Äpfel” und “Birnen” sind konkrete Obstsorten und “Obst” ist allgemeiner gehalten. So würde “Obst” also weiter oben in der Pyramide auftauchen, während “Äpfel” und “Birnen” die Spitze stützen würden.

Deduktion & Induktion

Es gibt zwei Techniken die bei der Suche nach dem übergeordnetem Statement helfen können: Deduktion und Induktion.

Die Deduktion

Ein klassischer logischer prozessualer Schritt um Schlussfolgerungen ziehen zu können.
Ein Beispiel: “Alle Menschen sind sterblich.” und “Goliath ist ein Mensch.” erlauben die Schlussfolgerung “Goliath ist sterblich.” Die Spitze dieser Pyramide könnte dann lauten:
“Weil er ein mensch ist, ist Goliath sterblich.”

Die Reihenfolge kann natürlich auch umgedreht werden um dem Zuhörer etwas Bestimmtes zu raten. Der zentrale Punkt ist hierbei die Empfehlung. Ein Beispiel: “Wir sollten einen Bewerber einstellen, der Französisch spricht. Bewerber X spricht Französisch. Also sollten wir Bewerber X einstellen.”
Aus Sicht des Zuhörers kommt die Essenz aus der ersten Voraussetzung und einer Schlussfolgerung erst am Ende. Deswegen sollte man die Reihenfolge umkehren in “Wir sollten Bewerber X einstellen, weil wir jemanden brauchen, der französisch spricht, und er spricht französisch.”.

Die deduktive Schlussfolgerung ist ziemlich intuitiv und passiert meist von allein. Bei komplexen Sachverhalten bzw. Argumentationen, wo es viele Unterpunkte braucht, sollte diese Methode nicht genutzt werden. Denn so wird der Leser gezwungen, nach der ersten Idee eine Menge Details und Beispiele geboten zu bekommen, bevor er endlich bei der zweiten Idee ankommt. Eine Deduktion ist so schwer nachzuvollziehen. Das prinzip der Induktion eignet sich hierbei besser.

Die Induktion

Die Induktion wird ebenfalls genutzt um aus mehreren Ideen eine Schlussfolgerung zu ziehen. Dabei zieht man einen Schluss aus mehreren Ideen, die sich irgendwie ähneln. Im Gegensatz zur Deduktion muss die Schlussfolgerung dazu aber nicht zwingend logisch sein. Nach dem Motto, “Die Gründe dafür sind z.B….” oder “Aspekte davon sind…”.

Die Schlussfolgerung in der Induktion sind nicht so stringent wie bei der Deduktion und umso wichtiger ist die richtige Reihenfolge. Die richtige Reihenfolge unterstützt den Lese-/Hörfluss demnach dann ideal, hängt aber von der Anordnung der Elemente in der Gruppe und ihrer Zusammenfasung ab.

Wenn z.B. Abteilungen eines Unternehmens zusammengefasst werden, sollten sie so angeordnet werden wie sie in der Realität auch strukturiert sind. Wenn die Gruppe als Handlungsempfehlung dient, sollten die Details bzw. die Elemente dann in einer chronologischen Reihenfolge aufgebaut sein. Der Prozess der als erstes getätigt wird, wird somit auch zuerst beschrieben.

Sind die einzelnen Punkte dann gruppiert, wird die Reihenfolge dadurch bestimmt, wie stark dieses Merkmal jeweils ausgeprägt ist. Das stärkste Element kommt zuerst. Anschließend folgen die Elemente, die die Eigenschaft weniger stark aufweisen.

Fazit

Wer deutlich und zielführend kommunizieren möchte sollte auf das Pyramiden Prinzip zurückgreifen. Es entspricht der Art, wie das menschliche Gehirn Informationen strukturiert und verarbeitet. Alle Punkte und Ideen müssen vorab gesammelt und gruppiert werden. Dann werden aus diesen Gruppierungen logische Schlussfolgerungen gezogen. Abgerundet wird diese Kommunikation dann mit einer übersichtlichen Formatierung und Hinweisen zur Einordnung der Argumente.